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Posta Elettronica Certificata (PEC)

PEC

La Città Metropolitana di Catania ha avviato dal 2008 il piano di miglioramento gestionale dell'Ente che ha consentito di adempiere pienamente a tutti gli obblighi previsti dal Codice dell’Amministrazione digitale.

Il percorso di adempimento ai predetti obblighi è iniziato con l’approvazione del “Manuale di gestione del Protocollo Informatico”, aggiornato e pubblicato sul Sito web dell’Ente istituzionale, che ha definito le modalità operative di attuazione del Protocollo informatico (uso della firma digitale e della PEC, presa in carico dei documenti e relativa assegnazione).

Il Sistema di Protocollo Informatico, attivo dal 01/01/2000, è stato adeguato alle ultime direttive a decorrere dal 01/01/2009 in modo da consentire a tutti i Servizi dell’Ente:

  • la copertura dell’intero processo di gestione della corrispondenza, per tutte le situazioni che si possono verificare per la posta interna ed esterna, in arrivo ed in partenza, su supporto cartaceo, elettronico, Posta elettronica semplice e Posta elettronica certificata;
  • il collegamento con il Sistema di gestione documentale comprensivo dei vari Procedimenti amministrativi dei Servizi dell’Ente (Workflow documentale).

Dal 2009 è stata attivata la Posta Elettronica Certificata (PEC) ufficiale dell’Ente (protocollo@pec.cittametropolitana.ct.it) direttamente collegata al Sistema di Protocollo Informatico, regolarmente pubblicata nel Sito web istituzionale (www.cittametropolitana.ct.it) e nell'Indice delle Pubbliche Amministrazioni, consultabile nel link www.indicepa.gov.it unitamente alla Struttura organizzativa, ai servizi offerti e agli indirizzi di posta elettronica dei Dirigenti.

Contestualmente, è stato consegnato a ciascun Dirigente il Kit di firma digitale, indispensabile per digitalizzare i documenti, eliminando il cartaceo e razionalizzando i flussi documentali interni, e per consentire l’utilizzo della PEC per la corrispondenza ufficiale verso l’esterno.

Il piano di miglioramento gestionale dell’Ente ha previsto, tra i suoi obiettivi, anche la completa digitalizzazione delle attività amministrative afferenti agli organi istituzionali (Assessori, Consiglieri e Revisori dei conti) in quanto organi dell’Amministrazione che producono documenti nell’esercizio delle loro funzioni, come anche il  rilascio di caselle PEC ai Dirigenti, allo scopo di adempiere ai predetti obblighi di legge e rendere più efficiente e immediata la comunicazione interna.

Riassumendo, nel quadro di ammodernamento e snellimento delle pratiche burocratiche avviato dall’Ente, i cittadini, le imprese ed i professionisti in possesso di una casella di Posta Elettronica Certificata (PEC) possono comunicare per via telematica con i vari Servizi della Città Metropolitana di Catania, con lo stesso valore delle raccomandate tradizionali, mandando le loro richieste e/o comunicazioni alla casella PEC ufficiale dell’Ente:

protocollo@pec.cittametropolitana.ct.it

che è direttamente gestita dal Protocollo generale dell’Ente ed integrata nel Sistema di gestione documentale adottato.
Si ricorda che la PEC può essere utilizzata per la trasmissione di tutti i tipi di informazioni e documenti in formato elettronico.

Per ogni messaggio inviato il Gestore del servizio di posta certificata fornisce al mittente una ricevuta, che costituisce la prova legale dell’avvenuta accettazione della spedizione e, successivamente, una seconda ricevuta a riprova dell’avvenuta consegna del messaggio nella casella PEC del destinatario.

Le ricevute riportano la firma digitale del gestore, contengono anche il riferimento temporale e costituiscono la prova legale dell’avvenuta trasmissione del messaggio e dei suoi allegati.

L’invio di una e-mail certificata garantisce pertanto la data e l’ora di spedizione e di ricezione, oltre che la provenienza e l’integrità del suo contenuto. Dal punto di vista legale equivale ad una Raccomandata con avviso di ricevimento.

La predetta casella PEC dell’Ente è stata abilitata, fino al 29/02/2016, anche alla ricezione di e-mail generiche non certificate, ma in tal caso non sussistendo i requisiti per essere considerata una Raccomandata A/R.

Dal 01/03/2016 la predetta PEC è stata abilitata a ricevere soltanto Posta Elettronica Certificata, ovvero nella casella PEC configurata nel Protocollo informatico possono essere ricevuti e protocollati soltanto atti e/o documenti solo se trasmessi da indirizzi di PEC.
In altri termini, non è possibile scrivere alla sopra richiamata PEC istituzionale dell’Ente da indirizzi di posta elettronica NON certificata. Quanti lo faranno riceveranno una email di mancato recapito del messaggio inviato alla predetta PEC.

Gli utenti non provvisti di PEC possono inoltrare la corrispondenza da protocollare dalla propria e-mail alla e-mail dei Dirigenti dei Servizi interessati (pubblicati sul sito nella sezione "Struttura Organizzativa") o dell’Ufficio relazioni con il pubblico all’indirizzo: urp@cittametropolitana.ct.it
 

Manuale di Gestione                        www.indicepa.gov.it

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Ultima edizione, Maggio 2012, n° 1